Organiser un concert en entreprise : Le guide complet pour un événement réussi

Un concert en entreprise ? Suivez notre guide pour tout organiser de A à Z !

Organiser un concert dans votre entreprise peut paraître un peu intimidant au début, mais c’est une belle opportunité pour mettre en valeur les talents de vos collaborateurs et renforcer la cohésion ! Si vous avez des artistes parmi vos collaborateurs ou si vous proposez déjà des cours de musique et des ateliers artistiques, c’est le moment parfait pour les mettre à l’honneur. Que ce soit pour la fête de la musique, un anniversaire d’entreprise ou un événement spécial comme Noël, un concert est un excellent moyen de créer un moment mémorable.

Nous avons préparé pour vous un guide complet pour organiser un concert réussi, sans prise de tête.

1. Définir le but du concert

Avant même de penser à la logistique, il est important de déterminer le but du concert. Pourquoi organisez-vous cet événement ? Voici quelques idées qui peuvent vous inspirer :

• Fête de la musique : Une occasion de célébrer la musique sous toutes ses formes, que ce soit du rock, de la musique classique, de la danse, ou même de la poésie chantée !
• Noël ou autres fêtes : L’occasion de créer une ambiance festive, de célébrer ensemble et de finir l’année en beauté.
• Anniversaire de l’entreprise : Marquer l’histoire de l’entreprise avec un événement mémorable.
• Événement spécial : Séminaire, journée porte ouverte, ou encore une journée dédiée à la créativité. Un concert est un excellent moyen de dynamiser et d’apporter de la couleur à ces événements.

En définissant un objectif clair dès le départ, vous pourrez ajuster le programme et la forme de l’événement pour correspondre à l’ambiance souhaitée.

2. Choisir le format du concert

Une fois le but du concert défini, il est temps de passer à la question suivante : quel format choisir pour le concert ? Cela dépendra de nombreux facteurs, comme le nombre de participants, le lieu, et bien sûr le type de public. Voici quelques questions essentielles à se poser :

Quand organiser le concert ?

L’heure et le jour du concert peuvent changer l’ambiance de l’événement. Vous avez plusieurs options :

• Pendant les heures de travail : Si vous souhaitez organiser un événement court et accessible à tous, vous pouvez choisir de le faire pendant une pause déjeuner ou un moment calme de la journée.
• Le soir ou le week-end : Pour un événement plus décontracté, un concert en soirée ou le week-end peut permettre à plus de monde de participer, et d’offrir une ambiance plus festive et détendue.

Qui participe au concert ?

Cela dépend de la taille de l’événement et de l’ambiance que vous souhaitez créer.

• Seulement les collaborateurs de l’entreprise ? Cela peut être une occasion plus intime et professionnelle.
• Inviter des proches des employés ?

Cela donnera une idée plus précise du nombre de personnes présentes et influencera le choix de la salle (vous saurez si vous avez besoin d’une grande salle ou si un petit espace suffit).

Le public : assis ou debout ?

La configuration du public est aussi importante à définir :

• Assis : Si vous avez un concert classique ou plus formel (comme un concert de musique classique ou de piano), le public sera plus confortable assis.
• Debout : Pour un concert de style pop ou rock, une ambiance plus dynamique est à privilégier, avec un public debout, peut-être même dansant !

Le format du concert définit également son ambiance, donc réfléchissez bien aux attentes de votre public et à l’objectif de l’événement.

3. Choisir la salle

Le choix de la salle est une étape cruciale. Où aurez-vous lieu pour accueillir tout ce monde ? Il existe plusieurs options :

• Dans les locaux de l’entreprise : Vous pouvez organiser le concert dans une salle dédiée, un open space, ou même à l’extérieur si la météo le permet. Pourquoi ne pas profiter des espaces ouverts et organiser un concert en plein air, en été par exemple ?
• À l’extérieur : Si vos locaux ne sont pas adaptés à l’événement, vous pouvez louer une salle de concert, un théâtre ou même un bar avec une scène. De nombreux lieux sont équipés pour accueillir des événements comme des concerts et proposent un cadre idéal.

En fonction de l’option choisie, n’oubliez pas de penser à la capacité d’accueil de la salle et aux équipements nécessaires pour l’événement.

4. Organiser le programme

Le programme est sans aucun doute l’élément clé de votre concert. Mais comment faire en sorte qu’il soit cohérent et équilibré ? Voici quelques étapes pour bien le préparer :

Demandez à votre équipe qui souhaite participer

Cela vous aidera à déterminer la taille du programme et le type de prestations. Par exemple :

• Chant : Peut-être une chorale, des solistes, ou même des duos. Vous pouvez également organiser un karaoké ou un spectacle plus informel.
• Musique instrumentale : Des morceaux joués au piano, guitare, violon, etc. Peut-être un groupe de musique ?
• Danse : Si vous avez des danseurs dans l’équipe, pourquoi ne pas organiser une petite chorégraphie ?
• Théâtre : Vous avez des comédiens parmi vos collaborateurs ? Un monologue ou une improvisation théâtrale pourrait faire partie du programme.

Planifiez les transitions et le timing :

Le fait de connaître les propositions de votre équipe vous permettra de déterminer le timing et la durée de l’événement. Cela vous aidera aussi à organiser les transitions entre les performances et à anticiper les besoins en matériel.

5. Les droits d’auteur

Dès que vous organisez un concert avec de la musique protégée (c’est-à-dire des morceaux qui ne sont pas libres de droits), vous devez régler les droits d’exécution publique.

Cela signifie qu’il est essentiel de vous mettre en règle pour éviter toute mauvaise surprise, même pour un concert amateur et gratuit. Pour cela, pensez à vous renseigner auprès des organismes spécialisés avant l’événement. Ils vous indiqueront les démarches à suivre et vous préciseront le montant des droits à payer en fonction de l’événement (taille du public, type de concert, etc.).

Pas de panique, ce n’est pas bien compliqué ! L’important est de prendre un peu d’avance pour éviter toute précipitation. Une fois cette étape réglée, vous pourrez vous concentrer sereinement sur l’organisation du concert.

6. Le matériel nécessaire

Il est essentiel de bien préparer le matériel pour que tout se passe sans accroc le jour du concert. Voici les éléments à prendre en compte :

Sonorisation

Tout dépend du type de musique :

Pour des prestations comme un chant choral ou un concert de musique classique, si la salle n’est pas trop grande, vous n’aurez peut-être pas besoin de sonorisation.

Si vous avez des groupes pop/rock ou des instruments amplifiés, vous aurez besoin de micros, amplis pour les guitares, batterie, etc. Si la salle n’est pas équipée, il faudra penser à louer le matériel nécessaire ou à faire appel à une entreprise spécialisée.

Pensez aussi à prévoir un ingénieur du son. Cette personne sera responsable du réglage du son et s’assurera que tout est équilibré et agréable pour l’audience.

Éclairage

L’éclairage est un autre point essentiel, surtout si vous voulez ajouter une touche spécifique à votre concert. Vous pouvez louer le matériel nécessaire, mais également un ingénieur lumière qui pourra jouer avec les effets et créer une ambiance idéale pour votre concert.

7. La disposition de la scène

Une bonne organisation de la scène peut faire toute la différence. Voici quelques éléments à prendre en compte :

• Disposition des instruments : Assurez-vous que les musiciens soient visibles et confortables. Certains instruments, comme le piano ou la batterie, doivent peut-être être placés de façon stratégique. Si un musicien doit bouger pendant le concert, planifiez bien les transitions pour que tout soit fluide.
• Prévoyez l’espace nécessaire : Un piano prendra plus de place qu’une guitare, donc si vous avez plusieurs instruments, assurez-vous que la scène est suffisamment grande pour accueillir tout le monde sans que cela devienne un casse-tête logistique.

8. Les besoins des participants

Demandez à chaque artiste ce qu’il ou elle aura besoin pendant sa prestation :

• Chaises : Des chaises normales, des chaises hautes pour les musiciens, ou même des chaises spéciales pour les pianistes.
• Pupitres : Si des musiciens ou chanteurs doivent lire des partitions, prévoyez des pupitres adaptés.
• Micros et autres équipements : Assurez-vous que tout soit en place et prêt à l’usage.

9. Les répétitions

Étant donné que vous travaillez avec des artistes amateurs, il est important de prévoir des répétitions. Celles-ci permettent aux participants de se familiariser avec la scène, de tester leur prestation et de réduire leur anxiété avant le grand jour. L’idéal est d’organiser une ou deux répétitions avant le concert.

10. Filmer et prendre des photos

Enfin, n’oubliez pas de capturer l’événement ! Prendre des photos et filmer les prestations permet non seulement de garder un souvenir pour les participants, mais aussi de promouvoir de futurs concerts ou événements en entreprise. Ces images peuvent être utilisées pour la communication interne ou même pour des promotions futures.

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